Ihr Manuskript ist in Word geschrieben, und Sie überlegen, ob Sie es dort auch gleich druckfertig machen können? Die gute Nachricht: Für viele Romane und reine Textbücher ist das möglich. Wer ein Buch in Word formatieren möchte, muss allerdings anders arbeiten als beim Schreiben, nämlich mit festen Seitenmaßen, Formatvorlagen und Abschnitten statt mit Leerzeilen und Tabstopps. In dieser Anleitung zeige ich Ihnen die wichtigsten Schritte in der richtigen Reihenfolge. Die Menünamen beziehen sich auf die aktuelle Desktop-Version von Word für Windows (Microsoft 365). In älteren Versionen oder auf dem Mac können sie leicht abweichen.
Vorab: Was Word kann und was nicht
Word ist ein Textverarbeitungsprogramm, kein Satzprogramm. Für ein Buch mit durchgehendem Text, Kapiteln und wenigen Bildern reicht es, sofern Sie konsequent arbeiten. Schwierig wird es bei vielen Abbildungen, Tabellen, Fußnoten, Bildern bis zum Seitenrand oder einem aufwendigen Layout. Für solche Projekte nutze ich Adobe InDesign. Dazu mehr am Ende des Beitrags.
Tipp vor dem Start: Arbeiten Sie mit einer Kopie Ihres Manuskripts und blenden Sie die Formatierungszeichen ein: Start → ¶ (Alle anzeigen). So sehen Sie jede Leerzeile, jeden Tabstopp und jeden Umbruch.
Schritt 1: Seitengröße festlegen
Legen Sie zuerst das Buchformat fest, denn davon hängen Seitenzahl, Ränder und Zeilenfall ab. Gehen Sie zu Layout → Format → Weitere Papierformate und tragen Sie unter Breite und Höhe das Endformat Ihres Buchs ein, zum Beispiel 14,8 × 21 cm (DIN A5). Wählen Sie bei Übernehmen für die Option Gesamtes Dokument.
Prüfen Sie vorher, welche Formate Ihr Anbieter druckt. Amazon KDP bietet unter anderem 14,8 × 21 cm an, aber nicht jedes im deutschsprachigen Raum übliche Format. Bilder, die bis an die Seitenkante reichen sollen, brauchen zusätzlich eine Beschnittzugabe. Wie Sie die berechnen, lesen Sie in meinem Beitrag KDP-Taschenbuch formatieren.
Schritt 2: Ränder und Bundsteg einstellen
Ein Buch hat linke und rechte Seiten. Der innere Rand zur Bindung hin (der Bundsteg) muss breiter sein als bei einem normalen Dokument, damit kein Text in der Bindung verschwindet. So richten Sie das ein:
- Layout → Seitenränder → Benutzerdefinierte Seitenränder
- Unter Mehrere Seiten die Option Gegenüberliegende Seiten wählen (in manchen Word-Versionen heißt sie „Ränder spiegeln“). Aus „Links“ und „Rechts“ werden dann Innen und Außen.
- Werte für Oben, Unten, Innen und Außen eintragen und für das gesamte Dokument übernehmen.
Wie breit der innere Rand mindestens sein muss, hängt beim Print-on-Demand von der Seitenzahl ab. Je dicker das Buch, desto breiter. KDP verlangt zum Beispiel bei 151 bis 300 Seiten mindestens 12,7 mm innen. Die vollständige Tabelle finden Sie im KDP-Beitrag. Wichtig: Ändert sich später Ihre Seitenzahl, prüfen Sie den Bundsteg erneut.
Schritt 3: Mit Formatvorlagen arbeiten
Formatvorlagen sind das Herzstück einer sauberen Buchformatierung in Word. Statt jeden Absatz einzeln zu formatieren, legen Sie das Aussehen einmal zentral fest:
- Standard für den Fließtext: Auf der Registerkarte Start mit der rechten Maustaste auf die Formatvorlage Standard klicken und Ändern wählen. Dort Schriftart und Schriftgröße einstellen, über Format → Absatz Blocksatz, einen Einzug der ersten Zeile sowie Abstand vor und nach 0 pt.
- Überschrift 1 für Kapitelüberschriften: ebenso über Ändern anpassen. Diese Vorlage braucht Word später auch für ein automatisches Inhaltsverzeichnis (Referenzen → Inhaltsverzeichnis).
Weisen Sie danach jedem Absatz die passende Vorlage zu. Abstände entstehen über die Vorlage, nicht über Leerzeilen. Einzüge entstehen über den Erstzeileneinzug, nicht über Tabstopps oder Leerzeichen.
Silbentrennung und Absatzkontrolle
Blocksatz ohne Silbentrennung erzeugt große Lücken zwischen den Wörtern. Schalten Sie deshalb die Trennung ein: Layout → Silbentrennung → Automatisch. Prüfen Sie außerdem im Dialog Absatz auf der Registerkarte Zeilen- und Seitenumbruch, ob die Absatzkontrolle aktiv ist. Sie verhindert, dass eine einzelne Zeile eines Absatzes allein am Seitenanfang oder -ende steht.
Schritt 4: Abschnittsumbrüche für Titelei und Kapitel
Damit jedes Kapitel auf einer neuen Seite beginnt und Titelei und Haupttext unterschiedlich nummeriert werden können, brauchen Sie Abschnittsumbrüche, keine Leerzeilen und keine einfachen Seitenumbrüche. Setzen Sie den Cursor ans Ende der Titelei bzw. eines Kapitels und wählen Sie Layout → Umbrüche → Nächste Seite. Soll ein Kapitel immer auf einer rechten Seite beginnen, nehmen Sie stattdessen Ungerade Seite. Rechte Seiten sind im gedruckten Buch die Seiten mit ungerader Seitenzahl.
Schritt 5: Seitenzahlen und Kopfzeilen
Doppelklicken Sie auf die Fußzeile der ersten Kapitelseite und fügen Sie über Seitenzahl eine Seitenzahl ein. Unter Seitenzahl → Seitenzahlen formatieren legen Sie fest, dass der Haupttext bei 1 beginnt. Für die Titelei können Sie römische Ziffern wählen. Drei Optionen der Kopf- und Fußzeilentools sind dabei entscheidend:
- Mit vorheriger verknüpfen ausschalten, damit Titelei und Haupttext unabhängig voneinander nummeriert werden.
- Erste Seite anders, damit Kapitelanfangsseiten ohne Kopfzeile bleiben.
- Gerade & ungerade Seiten unterschiedlich, wenn links zum Beispiel der Autorenname und rechts der Buchtitel stehen soll.
Gerade Seitenzahlen stehen links, ungerade rechts, und die Nummerierung muss fortlaufend sein. Das verlangt auch KDP.
Schritt 6: Schrift und Schriftgröße wählen
Wählen Sie für den Fließtext eine gut lesbare Buchschrift und bleiben Sie im ganzen Buch dabei. Zwei, höchstens drei Schriften (Fließtext, Überschriften, ggf. Titelei) wirken ruhiger als viele. KDP verlangt mindestens 7 pt. Lesefreundlich ist das aber noch lange nicht. In seiner Word-Anleitung nennt Amazon je nach Schrift eine Größe zwischen 9 und 12 pt als Orientierung. Ein Probeausdruck einer Seite in Originalgröße zeigt Ihnen schnell, was angenehm zu lesen ist.
Achten Sie außerdem darauf, dass die Lizenz Ihrer Schrift das Einbetten und die kommerzielle Nutzung erlaubt. Sonst scheitert später der PDF-Export oder der Upload.
Schritt 7: Bilder mit 300 dpi einfügen
Für den Druck sollten Bilder mindestens 300 dpi in der Größe haben, in der sie im Buch erscheinen. Fügen Sie Bilder über Einfügen → Bilder ein, nicht per Kopieren und Einfügen, und vergrößern Sie sie danach nicht. Beim Vergrößern sinkt die Auflösung. Word komprimiert Bilder standardmäßig. Schalten Sie das ab unter Datei → Optionen → Erweitert → Bildgröße und -qualität mit dem Kontrollkästchen Bilder nicht in Datei komprimieren.
Ob die Auflösung reicht, können Sie selbst nachrechnen: Ein Bild mit 1.200 × 1.800 Pixeln ergibt bei 10,16 × 15,24 cm (4 × 6 Zoll) genau 300 dpi. Wird es größer gedruckt, sinkt die Auflösung.
Schritt 8: PDF mit eingebetteten Schriften exportieren
Laden Sie für den Druck am besten ein PDF hoch, das Sie selbst erstellt und geprüft haben. So betten Sie die Schriften ein:
- Datei → Optionen → Speichern: Unter „Genauigkeit beim Freigeben dieses Dokuments beibehalten“ Schriftarten in der Datei einbetten aktivieren. KDP empfiehlt, die beiden Unterpunkte „Nur im Dokument verwendete Zeichen einbetten“ und „Allgemeine Systemschriftarten nicht einbetten“ nicht anzuhaken.
- Datei → Exportieren → PDF/XPS-Dokument erstellen (oder Speichern unter mit Dateityp PDF).
- Unter Optionen das Kontrollkästchen ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A) aktivieren. KDP empfiehlt diese Einstellung, weil dabei auch Transparenzen zusammengeführt werden.
- Als Optimierung Standard (Onlineveröffentlichung und Drucken) wählen und veröffentlichen.
Öffnen Sie das PDF danach und blättern Sie es vollständig durch: Stimmen Seitengröße, Seitenzahlen und Kapitelanfänge? Sind alle Bilder scharf?
Typische Fehler beim Formatieren in Word
- Leerzeilen und Enter-Ketten statt Absatzabstand und Abschnittsumbruch
- Einzüge mit Tabstopps oder Leerzeichen
- Direkt formatierter Text statt Formatvorlagen, dadurch uneinheitliche Schriftgrößen
- Seitenzahlen, die in jedem Kapitel wieder bei 1 beginnen, weil „Mit vorheriger verknüpfen“ falsch gesetzt ist
- Kopfzeilen auf Kapitelanfangsseiten
- Zu schmaler Bundsteg nach einer späteren Änderung der Seitenzahl
- Zu viele leere Seiten. KDP erlaubt am Anfang oder in der Mitte höchstens vier leere Seiten hintereinander.
- Platzhalter aus Vorlagen („Buchtitel“, „Text hier einfügen“) und übersehene Kommentare oder Änderungsmarkierungen
- Unscharfe Bilder durch Komprimierung oder nachträgliches Vergrößern
Wann es sich lohnt, das Buch formatieren zu lassen
Word ist eine gute Wahl, wenn Ihr Buch überwiegend aus Text besteht, Sie Zeit und Geduld mitbringen und mit einem soliden, schlichten Ergebnis zufrieden sind. Professionelle Hilfe lohnt sich vor allem in diesen Fällen:
- Ihr Buch enthält viele Bilder, Tabellen, Grafiken oder Fußnoten, etwa ein Sachbuch, Kochbuch oder Kinderbuch.
- Bilder oder Farbflächen sollen bis an den Seitenrand reichen.
- Sie möchten ein individuelles, hochwertiges Layout mit sauberem Satzspiegel und ausgeglichenem Zeilenfall.
- Das Buch soll auf mehreren Plattformen erscheinen, zum Beispiel bei KDP und BoD, oder zusätzlich als eBook.
- Sie hängen bereits mit Fehlermeldungen in der Druckvorschau fest oder möchten sich lieber auf das Schreiben konzentrieren.
Ein eBook ist übrigens eine eigene Datei mit fließendem Text und anderen Regeln als das Druck-PDF. Mehr dazu auf meiner Seite zur eBook-Formatierung.
Häufige Fragen zum Formatieren in Word
Kann man ein Buch komplett in Word formatieren?
Ja, bei Büchern mit überwiegend Text ist das gut möglich, wenn Sie konsequent mit Seitenformat, Formatvorlagen und Abschnittsumbrüchen arbeiten. Bei vielen Bildern, Tabellen oder aufwendigem Layout stößt Word schnell an seine Grenzen.
Darf ich bei KDP direkt die Word-Datei hochladen?
Ohne Beschnittzugabe akzeptiert KDP auch DOC- und DOCX-Dateien und wandelt sie selbst in ein PDF um. Ein selbst exportiertes und geprüftes PDF gibt Ihnen aber mehr Kontrolle über das Ergebnis. Bei Büchern mit Beschnitt ist das PDF Pflicht.
Gibt es Word-Vorlagen für Buchformate?
KDP stellt kostenlose Manuskriptvorlagen für Taschenbücher in verschiedenen Formaten bereit. Auch mit Vorlage gilt: Ersetzen Sie alle Platzhaltertexte und prüfen Sie Ränder und Seitenzahlen selbst.
Warum sieht mein PDF anders aus als das Word-Dokument?
Häufige Ursachen sind nicht eingebettete Schriften, komprimierte Bilder oder ein anderes Papierformat in einzelnen Abschnitten. Prüfen Sie die Einstellungen aus Schritt 7 und 8 und kontrollieren Sie, ob alle Abschnitte dieselbe Seitengröße haben.
Fazit: Mit System kommt auch Word ans Ziel
Wer ein Buch in Word formatieren möchte, braucht vor allem eine feste Reihenfolge: zuerst Seitengröße und Ränder, dann Formatvorlagen, Abschnittsumbrüche, Seitenzahlen, Schrift und Bilder und ganz zum Schluss der PDF-Export mit eingebetteten Schriften. So vermeiden Sie die meisten Fehler, bevor sie in der Druckvorschau auffallen.
Wenn Sie sich diese Arbeit sparen oder ein Layout möchten, das über die Möglichkeiten von Word hinausgeht, übernehme ich gern die Buchformatierung für Sie, druckfertig für Amazon KDP und andere Anbieter. Antworten auf weitere Fragen finden Sie in den häufig gestellten Fragen. Oder schreiben Sie mir einfach über die Kontaktseite. Ich melde mich mit einem unverbindlichen Angebot.
